Phòng Quản lý Chất lượng — Nhóm 04 người — baocaosolieuthi.com
1
Đầu mỗi buổi làm việc
Tổ trưởng
Nhận và kiểm tra USB
Nhận USB từ Sở GD&ĐT. Cắm vào máy tính, xác nhận thiết bị nhận được và dữ liệu các buổi trước còn đầy đủ.
Cán bộ vi tính
Mở SpeechTexter
Mở speechtexter.com → chọn Tiếng Việt. Kết nối micro cho Cán bộ đọc. Nói thử để xác nhận giọng nhận bình thường.
↓
Tổ trưởng— bắt buộc trước khi nhóm bắt đầu
Thiết lập cấu hình trên baocaosolieuthi.com
Bước 1 — Định nghĩa cột: thiết lập đủ cột (Họ tên, Ngày sinh, Tháng sinh, Năm sinh, Nơi sinh + cột bổ sung theo năm tốt nghiệp).
Bước 2 — Cài đặt phân tách: Ký tự phân cách = x · Kiểu = Theo khối · Phân cột = Dòng trống · Phát hiện tiêu đề trang = Bật.
↓
Tổ trưởngCán bộ đọc
Thông báo bắt đầu → Cán bộ đọc nhận micro, chuẩn bị
2
Giai đoạn đọc
↻ Lặp lại mỗi 05 trang
Cán bộ đọc
Đọc lần lượt từng cột
Đọc hết toàn bộ một cột mới sang cột tiếp theo. Sau mỗi mục đọc chữ "x".
Họ tên: Nguyễn Văn An x / Trần Thị Bình x Ngày sinh: 1 x / 15 x / 30 x Tháng sinh: 1 x / 6 x / 12 x Năm sinh: 05 x / 04 x (chỉ 2 số cuối) Nơi sinh: HCM x / Hà Nội x / Cần Thơ x
Cán bộ vi tính
Theo dõi cấu trúc + nhấn Enter
Nhìn màn hình SpeechTexter, kiểm tra:
✔ Chữ "x" có hiện sau mỗi mục
✔ Các mục không bị dính liền nhau
✔ Số dòng tăng đúng theo số học sinh
Khi Cán bộ đọc hết một cột: nhấn Enter để tạo dòng trống ngăn cách trước khi đọc cột tiếp theo.
⚠ Nếu phát hiện sai cấu trúc (Cán bộ vi tính xử lý)
Ra hiệu "lại" → Cán bộ đọc dừng ngay → nói "xóa xóa" để xóa mục nhận sai → đọc lại đúng mục đó. Chỉ đọc lại mục bị sai, không đọc lại cả cột.
↓
Cán bộ vi tính
Sao chép toàn bộ văn bản sau khi đọc xong 05 trang
3
Kiểm tra cấu trúc trước khi phân tách
Tổ trưởng
Kiểm tra tổng thể
Phối hợp cùng Cán bộ giám sát xem lại cấu trúc toàn bộ văn bản vừa sao chép.
Cán bộ giám sát
Kiểm tra chi tiết
✔ Tiêu đề trang và tên trường đúng, đủ
✔ Số khối = số cột đã thiết lập
✔ Số dòng mỗi khối = số học sinh
✔ Dòng trống giữa các cột đầy đủ
◆ Cấu trúc có đúng không?
❌ Sai
Tổ trưởng yêu cầu Cán bộ đọc bổ sung / đọc lại phần bị lỗi → quay về Bước 2
✅ Đúng
Tiếp tục sang Bước 4 — phân tách dữ liệu
4
Phân tách dữ liệu
Cán bộ vi tính
Dán văn bản vào Bước 3 → nhấn "Phân tích"
Dán toàn bộ văn bản đã sao chép vào ô dán dữ liệu, nhấn nút Phân tích và chờ hệ thống tạo bảng.
↓
◆Tổ trưởng Thanh trạng thái hiển thị màu gì?
⚠ Vàng — có lỗi
Xác định cột nào lệch → yêu cầu Cán bộ đọc đọc lại đúng cột đó (không đọc lại cả 5 trang)
✅ Xanh — ổn
Hệ thống tạo bảng đúng → chuyển sang Bước 5 rà soát
5
Rà soát dữ liệu
Cán bộ vi tính
Đọc lại từng dòng trên màn hình
Đọc từng cột, từng dòng — rõ ràng, chậm rãi. Không tự ý bỏ qua dòng nào.
Cán bộ giám sát
Cầm hồ sơ gốc, đối chiếu từng dòng
Nghe Cán bộ vi tính đọc, kiểm tra từng mục với hồ sơ giấy theo từng cột, từng trang.
Cán bộ đọc— tùy chọn, nếu Tổ trưởng phân công
Hỗ trợ đọc phụ cùng Cán bộ vi tính
⚠ Nếu Cán bộ giám sát phát hiện sai lệch
Báo rõ: vị trí hàng + tên cột + nội dung đúng → Cán bộ vi tính sửa trực tiếp trên bảng (nhấp ô → gõ lại → Enter / dùng nút ↑↓ để chỉnh dòng). Cán bộ giám sát xác nhận lại ngay trước khi đọc dòng tiếp theo.
↓
Cán bộ giám sát
Xác nhận toàn bộ dữ liệu khớp với hồ sơ gốc → báo Tổ trưởng
6
Xuất và lưu file
Tổ trưởng
Phê duyệt cho xuất file
Sau khi nhận xác nhận từ Cán bộ giám sát.
↓
Cán bộ vi tính
Xuất và lưu vào USB
1. Nhấn Xuất TXT → chép vào thư mục "File txt" trong USB.
2. Nhấn Sao chép Excel → dán vào file Excel tổng trong USB đúng vị trí hồ sơ đang xử lý.
7
Cuối buổi làm việc
Tổ trưởng
Bàn giao hồ sơ + Ghi nhật ký
Kiểm đếm và bàn giao toàn bộ hồ sơ về đại diện Sở GD&ĐT — đảm bảo không thiếu sót.
Ghi nhật ký: ngày làm việc · tên trường · số trang · tổng số hàng · tên file · sự cố (nếu có).
🔒 Bảo mật — áp dụng xuyên suốt toàn bộ quá trình
Toàn bộ dữ liệu chỉ lưu trên USB Sở cấp. Không chụp ảnh màn hình, không chụp ảnh hồ sơ giấy, không lưu vào máy cá nhân. Vi phạm → Tổ trưởng báo ngay đại diện Sở GD&ĐT.
⚡ Xử lý sự cố thường gặp
Chữ "x" bị nuốt / hai mục dính nhau
CBVT ra hiệu → CBD dừng → "xóa xóa" → đọc lại đúng mục đó. Không đọc lại cả cột.
Trạng thái vàng, lệch 1–2 mục
TT xác định cột lỗi → CBD đọc lại phần còn thiếu của đúng cột đó.
Trạng thái vàng, lỗi nhiều
Ưu tiên đọc lại cột ngắn (Ngày/Tháng/Năm sinh). Chỉ đọc lại cột Họ tên khi thực sự bắt buộc.
Cấu hình bị mất (tải lại trang)
TT thiết lập lại đầy đủ B1 + B2 trước khi CBD bắt đầu đọc.
SpeechTexter lỗi / mất internet
CBVT dừng ngay, báo TT. TT báo đại diện Sở và chờ hướng dẫn. Không tự ý chuyển công cụ khác.
USB bị lỗi / máy không nhận
TT dừng toàn bộ nhóm ngay lập tức, báo đại diện Sở. Không tự ý lưu vào thiết bị khác.